Relaciona líneas, además de documentos
Guarda proveedor, referencia del pedido, referencia de línea, producto, unidad y cantidad pedida. En otra tabla registra las recepciones con su albarán y línea de pedido. Relaciona la factura con lo que cubre según tu proceso; no supongas que cada factura equivale a una entrega completa.
Antes de construir, revisa si tu ERP ya permite crear o convertir pedidos, albaranes y facturas. Holded, por ejemplo, documenta el recorrido de documentos y recepciones. Comprueba las funciones contratadas y cómo trata tu programa los parciales, devoluciones y unidades.
Prueba una recepción parcial con cantidades pequeñas
Ejemplo ficticio: pedido PC-10, línea L1, contiene 10 cajas. A-01 recibe 6 y A-02 recibe 3. Se factura una cantidad de 10. Sin devoluciones ni otras operaciones en este ejemplo, hay 9 recibidas, 1 pendiente y una diferencia de 1 entre facturado y recibido. Esa diferencia abre una revisión; no prueba por sí sola un error de la factura.
| Movimiento ficticio | Cantidad | Control |
|---|---|---|
| PC-10 / L1 pedido | 10 cajas | Referencia del compromiso de compra. |
| A-01 recepción | 6 cajas | Vinculada a L1. |
| A-02 recepción | 3 cajas | Vinculada a L1. |
| F-01 facturación | 10 cajas | Revisar diferencia de una caja con recepción. |
| A-02 importado otra vez | 3 cajas | Detectar referencia ya tratada antes de sumar. |
Clasifica las diferencias sin corregirlas en silencio
Una cantidad distinta puede deberse a entrega pendiente, devolución, unidad diferente o referencia equivocada. Mantén el valor original, el motivo y la decisión del responsable. Si el proveedor factura un paquete y compras por unidades, documenta la conversión antes de comparar.
Los descuentos, portes e impuestos requieren reglas propias. Este control de cantidades no sustituye la revisión contable ni autoriza un pago. Si necesitas comprobar importes, añade tolerancias acordadas por línea y conserva la causa de cada excepción.
Ensaya el cierre y las excepciones antes de importar todo
Prueba un pedido completo, uno parcial, una devolución, una línea desconocida y una importación repetida. Compara recuentos y cantidades con los documentos abiertos. Comprueba que los registros rechazados siguen visibles y que ninguna línea desaparece porque su referencia no coincida.
El primer entregable puede ser un listado de diferencias para administración. Activar cambios en inventario o crear documentos tiene consecuencias distintas y debe acordarse y probarse aparte. Si ya existe un control fiable en el ERP, aprovecha esa salida en lugar de mantener una segunda versión en una hoja.
Fuentes y documentación
Las recomendaciones de esta guía son de MENOS. Estos documentos permiten comprobar las funciones de las herramientas que se mencionan.