Qué incluye la plantilla
Compara frecuencia, tiempo antes y después, valor horario y costes de una tarea repetida. Descarga Excel con fórmulas y ejemplo ficticio.
- Tarea
- Responsable
- Frecuencia (casos/mes)
- Minutos antes/caso
- Minutos después/caso
- Horas netas/mes
- Valor hora estimado (€)
- Licencias/mes (€)
- Mantenimiento/mes (€)
- Coste implantación (€)
- Balance estimado 12 meses (€)
- Notas
Cómo usarla
1. Elige una tarea que puedas describir
Anota una actividad concreta y quién la realiza. «Preparar informes» puede incluir descargar archivos, corregir datos, comparar cifras y enviar resultados; si lo registras como una sola tarea, será difícil saber qué parte estás midiendo. Elige una etapa o un caso que tenga un inicio y un final reconocibles. Apunta también las excepciones que consumen tiempo o exigen una decisión humana.
2. Usa un periodo que represente el trabajo
Frecuencia indica cuántos casos se producen al mes. Minutos antes/caso y Minutos después/caso son duraciones por ejecución, no horas totales. Incluye en el tiempo posterior la revisión humana y las correcciones que seguirán haciendo falta. Observa varias semanas representativas si puedes; si estimas el futuro, anota el supuesto en Notas. La frecuencia y los tiempos pueden variar por temporada, volumen o aprendizaje.
3. Entiende las horas netas
La fórmula multiplica los casos mensuales por la diferencia entre minutos antes y después, y divide entre 60. Un resultado positivo indica tiempo que el modelo estima como liberado; un resultado negativo indica que la tarea podría requerir más tiempo. Para calcularlo bastan frecuencia y los dos tiempos. No presupone que todo ese tiempo se convierta en una reducción de gasto, nuevas ventas o capacidad utilizable.
4. Completa los costes para ver el balance
Valor hora estimado es un supuesto para poner una referencia al tiempo; no es una nómina, una tarifa comercial ni una medición del dinero ahorrado. Añade licencias y mantenimiento mensuales, junto con el coste único de implantación. El balance a doce meses anualiza las horas netas mensuales por el valor hora, resta doce meses de licencias y mantenimiento y resta la implantación una vez. Si falta un dato, el resultado queda vacío.
5. Compara con lo que ocurre en la práctica
Prueba el proceso con una muestra y comprueba cuánto tiempo sigue haciendo falta, incluidas las correcciones. Actualiza las duraciones si la primera estimación se queda corta. Compara el resultado con eliminar un paso, mejorar una función del programa actual o mantener el trabajo como está. La hoja no incorpora por sí sola impuestos, financiación, formación ni cambios de volumen; añade en Notas los factores que puedan cambiar la decisión.
6. Prepara una conversación de presupuesto
Para pedir una propuesta, explica la tarea, las excepciones, los sistemas y el resultado buscado. Separa costes conocidos de los pendientes. Un presupuesto define alcance, dependencias, calendario, aceptación y mantenimiento. La pestaña Ejemplo ficticio contiene dos tareas inventadas, con valores supuestos para enseñar cómo cambian las fórmulas; no son mediciones ni resultados de un cliente.
Un ejemplo para entenderla
En «Ejemplo ficticio» aparecen dos tareas inventadas con frecuencias, minutos y costes supuestos. Las fórmulas ilustran el cálculo mensual de horas netas y el balance estimado a doce meses. Ningún dato representa a MENOS ni demuestra un ahorro, un plazo de recuperación o un resultado comercial.
Cuándo conviene dar otro paso
- El balance es una estimación simple de doce meses y depende de los datos que introduzcas.
- El valor horario no equivale necesariamente a efectivo recuperado.
- El cálculo no incluye impuestos, financiación, errores, adopción, supervisión ni costes no registrados.
- Una estimación no garantiza viabilidad técnica, ahorro, ventas ni retorno de inversión.
La descarga no envía a MENOS el contenido que escribas en el archivo. Elige dónde guardarlo y quién puede acceder según la información que vayas a manejar.