Empieza con una copia de tu listado
Exporta a CSV UTF-8 una hoja con una fila de encabezados y una fila por presupuesto. Si utilizas la plantilla de MENOS, exporta la pestaña de trabajo, no las instrucciones ni el ejemplo. Puedes omitir cliente, importe, notas y otros datos que no hacen falta para esta revisión.
La referencia y el estado son necesarios. Para revisar el seguimiento, añade responsable, próxima acción y fecha de próxima acción. En el segundo paso podrás elegir qué columna corresponde a cada campo. Si falta una columna opcional, las filas abiertas aparecerán con ese dato pendiente; la herramienta no lo rellena por su cuenta.
Se admiten coma, punto y coma o tabulador como separador, campos entre comillas y saltos de línea dentro de un campo. El límite es de 2.000 filas, 60 columnas y 1 MB. Si el archivo tiene columnas desiguales, comillas sin cerrar o supera el límite, se detiene la revisión completa para que puedas corregirlo. No se entrega un recuento parcial como si cubriera todo el listado.
Descarga una hoja de seguimiento en Excel si todavía no tienes una lista. Microsoft explica cómo importar y exportar archivos de texto o CSV; comprueba la vista previa para conservar los ceros de las referencias.
Las comprobaciones quedan a la vista
Por defecto se consideran abiertos «Por preparar», «Enviado» y «En seguimiento». Se consideran cerrados «Aceptado», «No aceptado» y «Cancelado». Cambia ambas listas si tu equipo utiliza otros términos. Los estados que no estén en ninguna se señalan para revisión; no se supone que estén ganados, perdidos o abiertos.
- Una referencia repetida se marca en todas sus filas, sin fusionarlas. La comparación conserva mayúsculas y ceros; quita espacios al principio y al final.
- En los abiertos se comprueban responsable, texto de próxima acción y fecha. Una fecha anterior al día que elijas se señala como pasada; el propio día aparece como revisión prevista para hoy.
- Las fechas deben usar DD/MM/AAAA o AAAA-MM-DD y existir en el calendario. El 31 de febrero no se convierte automáticamente en marzo.
- Las filas cerradas no reciben avisos por faltarles una próxima acción. Una referencia repetida o una fecha mal formada siguen siendo datos que conviene comprobar.
Una misma fila puede aparecer en varios recuentos. Dos avisos no significan dos oportunidades distintas. «Sin responsable» significa que esa celda está vacía, no que nadie haya atendido el presupuesto fuera de la hoja.
Un ejemplo que puedes verificar
El botón «Probar ejemplo ficticio» carga seis filas y fija la fecha de revisión en el 25/10/2026. Hay cuatro presupuestos en estados abiertos, uno aceptado y uno con estado por clasificar. P-001 aparece dos veces: ambas filas se conservan para contrastarlas. P-002 no tiene responsable, acción ni fecha; otra fila contiene una fecha imposible. P-005 tiene revisión prevista para ese día.
El resultado debe mostrar seis filas, cuatro abiertas y cinco con comprobaciones. La aceptada queda fuera del seguimiento pendiente. Estos datos no representan clientes ni ventas de MENOS. El ejemplo prueba las reglas de la herramienta; no mide la calidad de una cartera real ni el efecto de contactar.
Usa los avisos para preparar una revisión humana
Empieza por las referencias repetidas y los estados que no se han podido clasificar. Contrasta la información con el presupuesto y el historial antes de combinar registros. Después asigna responsables y concreta qué toca hacer en los abiertos. Si la fecha ya pasó, comprueba primero si hubo respuesta, una llamada o un acuerdo que todavía no esté anotado.
Puedes descargar un informe de texto con las referencias, líneas del CSV y comprobaciones. No modifica la hoja, escribe al cliente ni crea tareas en el CRM. Si esta revisión se repite cada semana y necesitas que la información llegue ya preparada, MENOS puede estudiar cómo conectarla con tu seguimiento comercial. La configuración de las herramientas que ya tienes se compara antes de proponer un desarrollo.
Qué ocurre con tu archivo
El CSV se lee dentro de un área aislada del resto de la página. Esa área no carga librerías, etiquetas ni servicios externos y tiene bloqueadas las conexiones de red. No usamos su contenido en la analítica, no lo guardamos en MENOS y no lo enviamos a una IA. La medición opcional de la página exterior conserva su consentimiento y solo recibe rutas públicas, nunca el CSV.
Usa referencias internas y evita incluir información que no necesites. El informe que decidas descargar sí queda en tu dispositivo y puede contener esas referencias; guárdalo con los permisos que correspondan. «Vaciar mis datos» limpia el área de trabajo; no borra ni altera tu archivo original. El cambio de página o la recarga también descarta lo introducido.
La herramienta necesita JavaScript y un navegador que admita el área aislada. Si tu organización bloquea esa función, puedes usar la plantilla Excel. Esta revisión no sustituye tu CRM ni comprueba respuestas, aceptación de propuestas o permisos para realizar comunicaciones comerciales.